moetzsyifa

Just The Way You Are

Sistem Kearsipan Secara Alphabetic

on July 24, 2011

Sistem kearsipan secara alphabetic adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Penyimpanannya berdasarkan urutan abjad (dari A hingga Z) nama orang, organisasi,  instansi atau wilayah. Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad. Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing system).

Syarat-syarat dokumen yang akan diarsip oleh sistem abjad adalah sebagai berikut:

ð  Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.

ð  Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama.

ð   Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.

ð   Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

Kekurangan sistem alphabetic

a. Dalam sistem-sistem yang sangat luas memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat / warkat yang diperlukan
b. Sulit apabila terdapat nama yang sama terutama nama orang
c. Sulit memperkirakan persyaratan-persyaratan ruang untuk huruf-huruf abjad yang berlainan

Kelebihan Sistem Alphabetic :
a. Sangat mudah menggolongkan surat menurut nama organisasi / instansi / lembaga / perusahaan
b. Penyimpan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat
c. Sederhana dan mudah dimengerti baik pekerjaan maupun pencariannya
d. Perlengkapannya dapat dipergunakan untuk bermacam – macam dokumen dan cocok untuk tuap-tiap dokumen

Perlengkapan yang dibutuhkan

ð  Filing Cabinet ( lemari tempat menyimpan arsip )
Banyaknya sesuai dengan daftar klasifikasi yang di tentukan, jika ada 10 kode laci misalnya
Diperlukan2 buah filing cabinet yang masing-masing berisi 5 laci.

ð Guide (Kertas/karton dengan ukuran tertentu yang berfungsi sebagai petunjuk, pembatas dan penyangga Deretan arsip).
Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub masalah.

ð Map (folder)
Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub-sub masalah.

ð Kotak Sortir ( Kotak yang terdiri dari beberapa bagian untuk memisahkan arsip )
Disiapkan sesuai kebutuhan.

ð Kartu Indeks ( Lemari dengan laci laci kecil untuk menyimpan kartu indeks )
Disiapkan bila diperlukan.

Prosedur Penyimpanan Arsip

Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip:

  1. Pengumpulan Surat
    Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan.
  2. Memeriksa
    Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan.
  3. Mengindeks
    Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad.
    Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama penanda tangan surat. Contoh:
    Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin, dan penandatangannya adalah Sukoco Katim, SH. Biasanya yang dipilih sebagai indeksnya adalah Nama Badan, karena cendrung tidak berubah dibanding dengan nama penandatangan surat, kecuali surat perorangan.

    Cara Mengindeks:
    PT.Waringin Indeks Waringin PT
    Surat ini akan disimpan pada abjad W dan label mapnya adalah W.

  4. Memberi Kode
    Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-unit diberi tanda. Misalnya, lingkaran dengan warna merah dan angka 1 untuk unit 1,angka 2 untuk unit 2 dan angka 3 unit 3 dan seterusnya.Dengan adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat di dalam map yang sudah ada, atau membuatkan map individu baru bila surat-suratnya baru dipindahkan dari map campuran karena jumlah suratnya sudah lebih dari 5 pucuk.
    Dengan adanya tanda/kode juga memudahkan petugas mengembalikan surat ke dalam laci, bila surat keluar karena dipinjam.
  5. Menyortir adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing, agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad.
  6. Menempatkan
    Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan.
  7. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku.

Prosedur Penemuan Kembali (Finding)

Jika ada pihak lain yang meminta/meminjam arsip yang disimpan, maka petugas arsip menempuh langkah-langkah sebagai berikut:

  1. Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam.
  2. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks.
  3. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang dipinjam 1 folder harus dibuat out foldernya. Contoh surat out slip:Cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip dalam lemari arsip sistem abjad.
    Misalnya:
    Surat diterima dari langganan Sukri Ahmad, diindeks menjadi Ahmad,Sukri
    Setelah diindeks kodenya adalah A atau Ah , maka surat di simpan di dalam laci A-Z, di belakang guide A, di dalam folder A.

    Jika kodenya dibuat Ah, maka surat dapat  disimpan di dalam laci ABC, di belakang guide A, di dalam folder Ah .
    Atau di dalam laci A, di belakang guide A, di dalam folder Ah bagi yang membuat laci-laci sebanyak abjad. Begitu juga dalam penemuan kembali arsip.

  4. Menyerahkan arsip kepada peminjam
    Arsip yang diinginkan diberikan kepada peminjam.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: